¿Cómo realizo una cotización de mis servicio o productos?
Todos tenemos un cliente que en algún momento nos realiza un pedido especial o personalizado y necesitamos generar una cotización especial. Te preguntarás si es necesario únicamente darles un monto establecido. La respuesta es no, para poder brindar un servicio profesional y confiable lo correcto es poder brindar una cotización con todos los detalles completos. Y aquí te enseñamos a hacerla a continuación.
¿Existe diferencia entre cotización, estimación y presupuesto?
Estos tres conceptos no significan lo mismo. Un presupuesto es todos los recursos económicos con los que cuenta una empresa o un cliente para invertir en uno o varios productos, servicios o proyectos. Una cotización es el documento donde se le expone a esa empresa o cliente lo que costará ese servicio, producto o proyecto en el que está interesado.
Por otro lado, la estimación es la suposición aproximada de lo que costaría un trabajo y no tiene el detalle de una cotización.
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¿Cómo hacer una cotización formal?
Para una cotización te recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos:
Verifica la información de contacto de tu empresa:
Lo principal es dejar todos los detalles de contacto de tu empresa o servicio. Es recomendable que destines un lugar exclusivo para esta información. Debes incluir: datos de contacto generales de tu empresa (teléfonos, correo electrónico, sitios web), nombre y dirección de la empresa y por supuesto el nombre y cargo de la persona encargada del trabajo.
Identifica los detalles de la cotización:
Es importante que tú también tengas una forma de identificar y llevar detalles ordenados de todos tus clientes por lo que te recomendamos tener en cuenta detalles como: número de seguimiento, vigencia de cotización y fecha de elaboración.
Recuerda que los precios pueden variar por temporadas, es mejor detallar el tiempo que esa cotización estará vigente o disponible con esos detalles.
Completa la información de tu cliente:
Tú también debes ser capaz de tener todos los datos de tu cliente para poder contactarte con él: datos de contacto del cliente o empresa.
Realiza una descripción del trabajo:
Es importante que detalles los puntos sobre el trabajo a realizar, los materiales que se emplearán, el tiempo que demora, qué pasos se seguirán para proceder y una fecha de entrega.
Especifica tus costos detalladamente:
Debes incluir el desglose detallado de los gastos a realizar, materiales, precios unitarios, la cantidad solicitada, total final y no olvides incluir los impuestos de acuerdo a las leyes fiscales de nuestro país.
Obtén la firma del cliente:
Es necesario que el cliente o empresa una vez recibido y de acuerdo con los detalles presentados acepte formalmente los detalles presupuestados. Incluye el nombre completo del cliente o empresa y su firma. Esto acredita que el cliente acepta los términos, presupuesto y pasos a realizar.
Revisa los términos y condiciones de la cotización:
Debes aclarar los términos y condiciones de la cotización en caso de imprevistos o que el cliente realice cambios durante el proceso o cualquier cambio que afecte la cotización previa acordada. Los detalles que deben estar claros en este punto son: especificaciones (en caso de tiempo, fallas o garantía), disposiciones legales, reglas, requisitos y estándares de calidad.
No olvides que esta es una estructura general para una cotización que puede ser adaptada a tu negocio o servicio. Es posible que encuentres la necesidad de agregar o quitar algunos elementos a tu cotización. Lo importante es que todos los detalles siempre queden claros y detallados tanto para tí como para tu cliente. Si existe un incumplimiento por parte del cliente o la empresa es importante que esté estipulado como asumirán o procederán ambas partes.
